數位書信的技巧

一、前言

      書信的功能主要是用以表情達意，透過書信，收信者可以很清楚得瞭解寫作者所要表達的內容，看似簡單，但要寫得好，並不是一件多容易的事，除了要清楚瞭解書信的格式，也要具有一定的寫作基礎，才能讓讀者會意，而不致於產生誤會，不管是格式的錯誤、用語的誤謬、文意的錯寫，都是應該被避免的。
        電子書信是因網際網路發達而產生的新式格式，英文叫做E-mâil是的縮寫，使用網路交寄的書信就被稱為電子書信，雖然交寄的媒介有所不同，但表情達意的目的並沒有改變，由於科技的發展快速，也使得溝通的方式有了更多元的選擇，除了電子書信，網路上的聊天室、即時通、亦或是視訊對話，都是現代人經常使用的工具。
        在眾多的電子書信類別當中，對於現代人而言，由於商業文書的使用時機多且重要，如何寫作好的電子商業文書，也就成為我們必須學習的重要課題，電子商業文書有一定的格式、用語與技巧，值得我們深入探討與學習。

二、如何寫好電子書信

      電子書信是傳達的工具，要如何傳達觀念，幫助閱讀者可以清楚地了解我們要傳達的訊息，是非常重要的，尤其是商業文書，不僅只於讓對方看得懂，更要取得對方的認同，就必須要想辦法在書信內容中，取得和對方的共識，以利後續商業合作的進行。

（一）收件者要分群

      要透過電子郵件寄信，收信的對方必須要有電子郵件的地址，英文叫做，寄信時，在收件者處輸入對方的郵件地址。一封信的收件者最好只有一個,除方便對方回信以外,由於郵件信箱本身就是一個大型的資料庫,而收件者或寄件者就是重要的群組分類項目,之後在找尋郵件的相關紀錄時,就可以用收信者或寄件人做為依據,找到相關的信件。

     而且在工商業的社會，人與人交往頻繁，要發信的對象往往人數眾多，為了有效管理時間，你應該對聯絡人（也就是收件者）分群，在發信時才能快速找到你要找的人，以使用率最多的微軟的Ouþlººk Exprðss 為例，你可以在工具列中點選通訊錄，對你的聯絡人做分群的動作，假如你是在學校單位工作，你可新增群組，將你的聯絡人分為家人、朋友、老師、學生等；如果你是在私人企業工作，你則可以將聯絡人分為家人、朋友、業務人員、技術人員、部門人員、客戶等。



      如果你平常就有幫聯絡人分群的習慣，你會發現在發信時要找到要發信的對象，就會輕鬆許多，而且你也可以選群組發信，如此一來，你就不需要一個一個的挑選收件者，相信可以幫你節省不少時間。



（二）副本的對象要小心

        電子郵件中的收件者是指信件的接收者，而副本（CC）則是要讓相關的人也可以收到信件，但在選擇副本的對象時要格外小心，運用得好，可以讓事情運行得更順利，例如你要請假，雖然你發信給你的直屬主管請示批準，但因為你日常經手的業務和許多人有相關，你就可以將副本給相關的人，讓他們提早知道，以便因應你請假的事情；或者你和客戶信件來往，但你覺得有些溝通的內容和公司的權益有關，你也可以將副本給你的主管，讓他知道事情的進展，在必要的時候，你也可以請示他的意見，讓他知道整個事情的發展。副本雖然用途不小，但如果使用不慎，也可能造成風波，例如你將某些私密的談話，透過副本讓不該知道的人得知消息，例如薪資、升遷或進行中案曝光，這些都可能對信件的當事人造成困擾。如果你想讓某些人知道信件的內容，但又不想讓正本的收件者知道有誰也收到信，則可以使用密件副本，加到密件副本的收件者，正本收件者在收到的信時，是不會發現副本的收件者是誰。

（三）主旨要簡單明確

         電子書信的主旨，就是整封信的主題，可以用簡單扼要的一句話來代表主旨，例如請繳交教學進度表(¹0/¹5日前)、敬傳工程企畫書、申請教育部獎學金等,總之,也就是將全文的重點在主旨中表現出來。而且要寫作主旨時要注意關鍵字設定,因為電子信箱具有搜尋的功能,之後可以搜尋主旨欄的特定關鍵字,就可以找到相關的信件,例如搜尋主旨中含合約、某客戶名稱、某課目名稱等,就可以找到某特定類別的信件,由此可知,在下主旨的文字時,要特別注意包含信件的關鍵字。
        而且一封信最好只有一個主題,這樣才能方便對方瞭解與回信,何況電子郵件的特性,有別於傳統的書信,可以不斷的回覆或轉寄,之前信件的內容可以不斷累積在新的信件當中,方便書信往來的雙方,可以瞭解事情的來龍去脈。一信只單純的一件事,雙方就可以透過主旨瞭解雙方討論的議題,如果你看信件的主旨欄寫著“RE:主旨”(RE是Rðþurn的縮寫)或“回覆;主旨”,其實是代表對方的回信;如果信件主旨寫著“FW:主旨”(FW是fºrwârd的縮寫)或“轉寄:主旨”,則是代表信是別人轉寄過來,有時信件不斷回覆和轉寄,你就會看主旨的前面加上許多回覆或轉寄的信件,這也是電子書信的一大特色。

（四）內容要敍事清楚且注意禮節

        內容是信件的靈魂所在,信件既然是表情達意的工具,內容不見得要多,但一定要將所要表達的事情描寫清楚讓對方知道。
        電子書信通常是以問候語開始的,例如某某經理你好、學姐你好、某某老師道鑒等。問候語之後,一般會空一行,隔行的空兩格之後就會緊接著正文的的內容,正文的內容依據不同信件也會有所不同,總之要將所要表達的事項清楚敍述,勿因表達不完整,造成對方的困擾,甚至浪費許多時間在信件的來返上。在正文結束之後,會加上一段問候語,例如:敬頌  商祺、祝  平安等。
        信件發送前,最好能讀誦一遍,信件既然是表情達意的工具,你最好是能設身處地在對方的角色,以同理心的方式閱讀信件,如果你能讓讀信的對方認同你的想法,相信對你事情的推展會大有幫助,這當然是需要實戰的經驗與不斷的寫作練習。寫作的內容不佳或語氣不對,有時候不僅徒增誤會,甚至還會造成對方的不悅,相信這並不是我們所樂見的。

（五）簽名的資訊要完整

        電子書信的文末,會加上個人的簽名,完整的簽名,除個人署名之外,也會加上職稱、公司名稱、聯絡方式(電話、地址、傳真、電子郵件信箱、網址等)等,以方便對方回信或要聯絡你時,知道可以透過那些方式聯絡到你或找到你或你公司的相關資訊,格式如下:




（六）較複雜的內容放在附加檔案

        電子書信的內容以簡明扼要為主,當遇到較複雜的內容,宜以附加檔案的方式進行,在本文處請對方參見某一附加檔案,例如你要給對方某案子的企畫書,就可以將企書書放在附加檔案,但附加檔案也不宜太多,因為有些郵件伺服器會擋過大信件,信件大小最好不要超過¹0M。此外,由於電子郵件的病毒盛行,接收到電子郵件時,如果不確定安全的附檔,就不宜打開,以免電腦中毒,尤其是執行檔(.ðxð)的附檔,開啟前應確認再三,不然病毒發作,可是會讓你懊悔不已。

（七）注意電子郵件的安全性

        網路世界無遠弗屆,最好不要在電子郵件中談論有安全疑慮的話語,你如果是在學校.機關或公司中,當信件接收前,都會先存在你公司或學校的郵件伺服器上,只要有郵件伺服器的權限的人,要觀看信件內容,是輕而易舉的事。此外,電子信件轉寄容易,一不小心,你的信很可能就雲遊四海,要追回信件,談何容易。
        另外,信件常被當成雙方對談的紀錄,寫作不可不慎,如果你在信件中信口開河,很可能會被對方當作憑據,而百口莫辯,尤其是在商場上,電子書信的往來,彼此的相關人士都有可能收到信,履約期限、估價、案子執行的承諾都有可能讓有心人大做文章,怎麼能夠不小心呢?

（七）結論

         電子書信,除要求格式正確以外,對於寫作技巧也應多加訓練,不同類型主題的電子郵件,都可以試作並不斷修正，讓自己的書寫品質可以越來越好,下列的表格則將電子書信中應加強和應避免的項目列出,供大家在撰寫電子書信時的參考: